Definition Procurement - Definisi Pengadaan

Definisi Procurement (pengadaan)

Procurement (pengadaan) merupakan kegiatan yang bertanggung jawab untuk mendapatkan semua material yang dibutuhkan oleh organisasi. Kegiatan ini terdiri dari serangkaian aktivitas yang dibutuhkan untuk memperoleh barang, jasa, dan material lain dari supplier ke organisasi. Untuk mendapatkan material ini organisasi mungkin harus membeli (purchase), menyewa (rent), mengontrak (contracting), leasing, dll. Istilah procurement (pengadaan) seringkali dianggap sama dengan purchasing (pembelian). Procurement biasanya tidak terkait langsung dengan pergerakan material tersebut, tetapi lebih pada mengorganisir perpindahannya.
Procurement memberi pesan bahwa suatu material dibutuhkan, dan merancang perubahan kepemilikan dan lokasinya. Adalah kegiatan transportasi yang secara langsung mengirimkannya. Jadi, procurement lebih banyak terkait dengan pengelolaan informasi. Procurement mengumpulkan data dari berbagai sumber, menganalisisnya, dan menyampaikan informasinya ke supply chain.

Pentingnya Procurement

Procurement membentuk hubungan yang penting antar organisasi dalam supply chain, dan mengkoordinasikan aliran material antara customers dan suppliers. Pada setiap titik dalam supply chain, procurement menyampaikan pesan secara backward untuk mendeskripsikan apa yang diinginkan customer, dan kemudian menyampaikan pesan secara forward untuk memberitahukan apa yang dimiliki supplier. Kemudian procurement menegosiasikan ketentuan-ketentuan dan kondisi pengiriman.
Procurement merupakan fungsi yang sangat penting di dalam setiap organisasi. Procurement bertanggungjawab terhadap pengorganisasian supply material yang dibutuhkan organisasi. Jika procurement dijalankan tidak dengan baik, material tidak akan sampai, atau material yang tidak tepat akan dikirimkan dalam kuantitas yang tidak tepat, pada waktu yang tidak tepat, dengan kualitas yang buruk, pada harga yang terlalu tinggi, layanan yang rendah, dan lain-lain. Tidak hanya penting, procurement juga bertanggung jawab terhadap pembelanjaan yang sangat besar. Pada perusahaan manufaktur, umumnya 60% pembelanjaan adalah untuk material, dengan General Motors misalnya membelanjakan $50 billion per tahun, maka sedikit perbaikan pada procurement dapat memberikan keuntungan yang sangat berarti. 

 

Peran procurement dalam Supply Chain (SC)
Memiliki peran strategis, karena memiliki pengaruh besar pada efektivitas dan efisiensi SC
Beberapa peran pembelian:

• Merancang relasi yang tepat dengan pemasok
• Menyeleksi pemasok
• Menyeleksi dan mengimplementasikan teknologi pengadaan yang tepat
• Mengelola data item dan data pemasok
• Menjalankan proses pengadaan
• Evaluasi kinerja pemasok

Lingkup procurement
Mempersiapkan material dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan aktivitas produksi dan aktivitas pendukung lainnya
Material yang biasa dibeli:

• Bahan baku dan komponen untuk produksi
• Peralatan (investasi)
• Bahan MRO (maintenance, repair, and operating)

Jasa yang biasa diadakan:

• Transportasi, gudang, konsultan

Proses procurement
Pembelian rutin

• Untuk item-item repetitif
• Produsen dan pemasok memiliki data yang memadai

Pembelian dengan tender/lelang

• Untuk non-repetitif dan item yang kompleks
• Tidak ada pemasok reguler bagi item tersebut
• Regulasi pemerintah

Pembelian Rutin

Tahapan umum procurement

Pembelian dengan Tender

Artikel Terkait